مرحبا بالجميع في مجال العمل الرقمي
هذه المدونة هي مدونة ترحيب بكل الشركات المقبلة على العمل عن بُعد بسبب الأزمة التي يمر بها العالم إثر تفشي وباء كورونا المستجد، وستحمل هذه المدونة في أحرُفها جميع النصائح اللازمة لبدء عملك المنزلي منذ اليوم.
إن الانتشار العالمي للفيروس التاجي “COVID-19” يرغم الناس على البقاء في منازلهم
الكثير من المحلات التجارية والشركات تُغلق أبوابها، وحتى الأماكن التي تتطلّب التواجد فهي تشجيع الناس على البقاء في المنزل وعدم الخروج إلا للضرورة القصوى، ولذلك، يشجع أصحاب العمل موظفيهم أو يطلبون منهم العمل من المنزل لفترة غير محددة من الوقت لإنجاز أعمالهم بصورة لا تُعطل من العمل الذي يمكن إنجازه في المنزل، إذا كنت جديدًا على نمط العمل من المنزل سواء بسبب الفيروس أو لأنك حصلت على وظيفة تعتمد في نظامها العمل عن بعد، فستحتاج إلى تغيير بعض عاداتك وروتينك لجعل العمل من المنزل ناجحًا.
نحن جميعا نواجه تحديات فريدة من نوعها، ليس فقط لأن لدينا شخصيات مختلفة ولكن أيضا بسبب أشكال وأساليب حياتنا المختلفة ونوع العمل الذي نقوم به، ومع ذلك فإن العديد من المشاكل والعقبات التي نواجهها كموظفين عن بعد هي ذاتها.
1. المحافظة على ساعات العمل
إن وضع جدول زمني والالتزام به امر في غاية الأهمية، وجود إرشادات واضحة لموعد العمل والتمسك به يساعد العديد من العاملين عن بُعد في الحفاظ على التوازن بين العمل والحياة، أضف الى ذلك إن إحدى فوائد العمل عن بعد هي المرونة، وفي بعض الأحيان تحتاج إلى تمديد يومك أو البدء مبكرًا لاستيعاب الوقت الزمني المفضل لأحدهم، وعند القيام بذلك تأكد من الانتهاء في وقت سابق من المعتاد أو خذ قسطاً مناسب من الراحة في اليوم الذي يسبقه.
2. خلق بيئتك الخاصة
تحديد ساعات العمل وخلق روتين يرشدك إلى كرسي العمل أمر مهم، ما الذي تتطلبه في روتينك الصباحي ليخبرك أنك على وشك بدء العمل؟ قد يكون كوب قهوة ساخن تداعب نسماته الساخنة بشرتك التي لا تزال تحتفظ ببرودة التكيّف، او قد يكون حمام ساخن بعد الإنتهاء من الرياضة اليومية، قد يكون سماع موسيقاك المفضلة التي تُصبح مصدر لإلهامك كما افعل الآن وانا اكتب هذه المدونة، يمكن للروتين أن يكون أكثر قوة من ساعة في مساعدتك على البدء كل يوم.
3. الهروب من الضوضاء بالقواعد
عليك أن تعلم جيدا بأن وجودك في منزل سيعرضك لمرحلة صعبة من السيطرة، إذا كان لديك أطفال مستيقظين أثناء استمرارك في العمل فإنهم يحتاجون إلى قواعد واضحة حول ما يمكنهم وما لا يستطيعون القيام به خلال ذلك الوقت، بالإضافة الى ذلك كل من يسكن معك فعلى الجميع معرفة أنك تؤدي عملك وتماما كما تفعله عندما تخرج من المنزل ولذلك على الجميع الإلتزام بهذا الوقت الخاص بك وبعملك، إذا استطعت فرض قواعد أساسية في ساعات عملك للمحيطين بك فهذا جيد جداً، ولكن إذا كنت تأخذ كل شيء بشكل صورة إعتيادية لأنك في المنزل، قد تعاني إنتاجيتك بسبب هذا الإهمال.
4. فواصل للذهن
تعرف على سياسة شركتك في أوقات الاستراحة وخذها، وإذا كنت تعمل لحسابك الخاص، فأعطِ نفسك وقتًا كافيًا خلال النهار للابتعاد عن شاشة الحاسوب والهاتف، ويبدو أن ساعة الغداء واستراحتين مدة كل منهما 15 دقيقة هي المعيار المناسب لإسترخاء الذهن.
5. الراحة والإنتاج
إحذر من فترة الراحة، فهي عبارة عن فخ قد يأخذك كثيرا ويقلل من إنتاجيتك، ضع مؤقت على جهازك المحمول ليذكرك بموعد عودتك للعمل ولا تتهاون في امر إراحة عينيك بصرفهما عن النظر الى شاشة الحاسوب او الهاتف فهذا سيساعدك على الاستمرار والإنجاز.
6. مغادرة المنزل
إلى الحد الذي يسمح به حيث كنت أعمد شخصيا على الخروج من المنزل لقضاء بعض المستلزمات، شريطة أن تتمكن من الحفاظ على التباعد الاجتماعي بالطبع، تنطبق نفس النصيحة على الأشخاص الذين يعملون في إعدادات المكاتب التقليدية أيضًا، غادر المبنى مرة واحدة على الأقل في اليوم فجسدك يجب أن يتحرك، أيضاً فإن الهواء النقي ونور السماء الطبيعي سيكونان امر جيد جدا بالنسبة لك.
7. لا تتردد في طلب ما تحتاجه
إذا كنت موظفًا لدى شركة أو مؤسسة تدعم العمل من المنزل، فاطلب المعدات التي تحتاجها بمجرد بدء العمل من المنزل، أو في غضون يوم أو يومين عندما تدرك أنك بحاجة إلى شيء ينقص عملك، من المهم للغاية وضع سوابق في وقت مبكر أي أنك ستطلب كل ما تحتاجه لإنجاز عملك بشكل مريح ومثمر، تلك الشاشة التي لا تناسبك ولوحة المفاتيح وفارة التحكم والكرسي والطابعة والبرامج وما إلى ذلك. المنظمات التي تعمد على عمل الموظفين عن بعد غالباً ما يكون لديها ميزانية لمعدات المكاتب المنزلية. اسأل ما هو وكم هي عدد المرات المتاحة لك في تجديد حاجياتك كما أنه لا يضر أن نسأل ما إذا كان هناك حاجة لذلك.
وإذا كنت تعمل من المنزل بشكل مفاجئ بسبب الفيروس، فاطلب ما تحتاجه في حدود المعقول، حيث ان العمل من المنزل يمكن أن يستمر لأسابيع ولكنه سينتهي يوما ما والى ذلك الحين يجب أن يكون نظام العمل مريح، اطلب الأساسيات والتي لها أولوية في نظام عملك.
8. الحفاظ على مساحة مكتبية مخصصة
في عالم مثالي، فإن للموظفين عن بعد ليس فقط مكاتب مخصصة، ولكن أيضا أجهزة حاسوبية مخصصة، واحد للعمل وواحد للاستخدام الشخصي وإن هذا أكثر أمانًا لصاحب العمل، ويتيح لك القيام بجميع الانشطة الخاصة بك على انفراد، ولكن ليس كل شخص لديه مكتب منفصل في منزله، والاحتفاظ بإثنان من الأجهزة ليس امر واقعي دائما، بدلاً من ذلك، خصص مكتبًا وبعض الأجهزة الطرفية فقط للاستخدام في العمل، على سبيل المثال، عندما يكون الحاسوب متصلًا بالشاشة ولوحة المفاتيح الخارجية، فهذا وقت العمل. وعندما يكون فوق فخذيك فهذا هو وقتك الشخص، قد تحتاج الى أنشاء حساب مستخدم منفصل للعمل.
9. رقم منفصل لكل نمط
قم بإعداد رقم هاتف تستخدمه فقط للمكالمات مع الزملاء والعملاء، ليس من الضروري أن يكون خط أرضي أو هاتف محمول ثانٍ أو حتى بطاقة SIM، يمكن أن تكون خدمة الصوت عبر بروتوكول الإنترنت مجانا، أو حتى رقم لتطبيق الواتس اب فقط، على غرار بعض النصائح الأخرى سيساعدك وجود رقم هاتف منفصل على إدارة التوازن بين العمل والحياة.
10. المتابعة بصفة مستمرة
لا تنسى ان تبقى على إتصال دائم بكل ما يحدث داخل محيط شركتك حتى و إن كنت تعمل من منزلك
فهذا سيساعدك على فهم طبيعة العمل وإنجازه بصورة جيدة دون إضاعة الوقت في المحاولات المتكررة للحصول على نتيجة مُرضية لعملائك او لرئيسك.
11. الاختلاط مع الزملاء
الوحدة، عدم التواصل، والعزلة .. هي مشاكل شائعة في الحياة العملية عن بعد، وخاصة بالنسبة للإجتماعيين. عادة ما تقدم الشركات ذات ثقافة العمل عن بعد طرقًا للاختلاط، على سبيل المثال قد يكون لديهم قنوات دردشة حيث يمكن للموظفين البعيدين التحدث عن الاهتمامات المشتركة تماما مثل ما قد يحدث بين الموظفين في مقر عملهم، و (بمجرد انتهاء الفيروس) من المهم معرفة مقدار التفاعل الذي تحتاجه لتشعر بالارتباط النفسي برفقائك، حتى لو كنت انطوائيًا للغاية ولا تحب التنشئة الاجتماعية فحاول تجربة بعض التجارب التفاعلية حتى تكون على دراية بها إذا قررت يوما اللجوء إليها.
إذا لم تكن في شركة ذات ثقافة قوية عن بعد، فقد تحتاج إلى أن تكون أكثر استباقية في رعاية علاقاتك.
12. الإجتماعات ومكالمات العمل
بالتأكيد ، ستشارك في الاجتماعات المرئية والمكالمات الجماعية ، ولكن من المستحسن حضور الاجتماعات الاختيارية في بعض الأحيان أيضًا. تأكد من التحدث خلال الاجتماع حتى يعرف الجميع أنك على المكالمة
بعض الكلمات التي لا تأخذ من حنجرتك الكثير من الذبذبات مثل: “بسيطة، شكرا، هذا اقتراح جيد، إلى اللقاء!” في ختام الإجتماع سوف تقطع شوطا طويلا نحو جعل وجودك ملموس.
إذا كانت شركتك تستخدم اجتماعات كثيرة عبر تطبيق معين فتحاول الإلمام بطريقة أستخدام التطبيق حتى يتسنى لك إستخدامه وقت الاجتماع بصورة سلسلة.
13. كُن صاحب البادرة
إذا كان صاحب العمل متساهلًا بشأن إدخالك في اجتماع مرئي مع موظفين آخرين، فاطلب انت عمل ذلك، يمكن أن يكون الاجتماع فيما يخص التخطيط السنوي، والتدريب، أو بناء الفريق من جديد، او على الصعيد الاخر مثل اجتماع مالي سنوي، أو مؤتمر قريب، أو حفلة عطلة مكتبية، لا تنتظر شخص ما لدعوتك إلى المكتب أو لحدث معين بل كن استباقيًا.
14. خذ أيامك المرضية
عندما لا تكون بخير، خذ الوقت الذي تحتاجه، وإذا كانت أيام المرض جزءًا من إجازتك السنوية فخذ الإجازة التي تحتاجها، كن على دراية أن إتخاذك للظروف الراهنة لعملك في إدعاء ما ليس فيك سيؤثر على أسلوبك المهني بشكل كبير وعلى سلوكك الأدائي أيضا، ضع في اعتبارك أنه في بعض الأحيان من الأفضل أن ترتاح وتتحسّن حتى تتمكن من أن تصبح الأكثر إنتاجية على المدى الطويل.
15. ابحث عن فرص التدريب
عندما لا تكون في مكتب مع زملائك الموظفين، قد تفوتك دورات التدريب وتنمية المهارات التي يتم تدريسها. قد تنسى شركتك حتى أن تضيفك إلى دوراتها التدريبية عبر الإنترنت. قد يكون من المغري اعتبار هذا رصاصة مراوغة ، ولكن قد تكون في عداد المفقودين على فرصة لتعلم شيء مفيد ولذلك تحدث وتأكد من أنك مشمول في هذه الدورات، ايضاً إغتنم فرصة وجودك المستمر في منزلك وإبحث عن فرص التعلم الحديثة والكثيرة عبر الإنترنت.
16 – الإفراط في الاتصال
يتطلب العمل عن بعد التواصل بشكل مفرط، أخبر كل من يحتاج إلى معرفة جدولك الزمني ومدى توفرك في كثير من الأحيان، عند الانتهاء من مشروع أو مهمة هامة، أخبر بذلك، التواصل المفرط لا يعني بالضرورة أن عليك كتابة مقال من خمس فقرات لشرح كل خطوة ولكنه يعني إثبات وجودك وإنجازك.
17. إبقى متفائل
أُحب الرسائل الموجزة والواضحة ، لكنني أعرف أنه كلما قلَ تواصلي المباشر وجها لوجه مع البشر كلما قل فهمهم لكيفية تفسير نبرتي في الكتابة، عندما تعمل بدوام كامل عن بعد يجب أن تكون إيجابيًا على الدوام، لدرجة أنه قد يشعر رئيسك وكأنك إيجابي بشكل مفرط وإلا سوف يتم إعتبارك متخاذل في أداء عملك وخصوصا إن كانت الرسائل الكتابية غير واضحة له، أنصحك بإتخاذ رموزك التعبيرية المفضلة التي يفهمها المتلقي كما يجب حتى تتجنب العديد من المشاكل الكتابية 🙂 .
18. الاستفادة من الامتيازات المتاحة
كل أسبوع، أخبز لوالدتك رغيف لذيذ. لم؟ لأنك تعمل من المنزل وتستطيع أن تستمتع بوقتك أيضا، عندما كنت أعمل في مكتب بدوام كامل، كافحت للعثور على الوقت للإسترخاء وصنع بعض الحلوى المليئة بحبوب الشوكولا الداكنة والإستمتاع بإستنشاق رائحتها داخل الفرن وهي تنضج، في الحقيقة إن العمل عن بُعد يأتي مع امتيازات فريدة من نوعها. استفد منها فأنت تستحق ذلك.
19. لا تقسو على ذاتك
يتمتع أكثر الموظفين عن بُعد نجاحاً بسمعة كونهم منضبطين للغاية، بعد كل شيء فإنه يأخذ التركيز الجاد للقيام بأي وظيفة مكتبية بدوام كامل في مساحة غير تقليدية، ولكن مع ذلك، كل شخص يفقد السيطرة على انتباهه أحياناً وإذا وجدت نفسك تعمل دقيقة واحدة وشرد بالك مع ذلك المبلغ الذي أعرته لأحدهم ولم يرده إليك حتى اللحظة فلا توبخ نفسك بقسوة، وبدلاً من ذلك اسأل نفسك عما إذا كان زملاؤك في المكتب يفعلون الشيء نفسه؟ إذا كان الجواب نعم، فإعطِ نفسك فرصة لصفاء ذهنك، ثم العودة إلى العمل.
20. إنهاء يومك بطريقة مميزة
كما يجب أن تبدأ يومك مع روتين فأنت تحتاج الى عادة تشير إلى إغلاق يوم العمل، قد يكون بأخذ تنهيدة عميقه، أو اللهو مع حيوانك الأليف، أو ممارسة اليوغا، والعديد من الأمور الأخرى.. شيء بسيط مثل إحضار مشروبك المفضل ثم إغلاق صفحة العمل على حاسوبك وإستبدالها بصفحة اليوتيوب أمر يستحق إنجاز المهام للتفرغ له. مهما كان اختيارك، قم بذلك باستمرار للاحتفال بنهاية ساعات العمل.
إن الامر بصورة كبيرة يعتمد على تكوينك، سواء كنت في مكتبك او في منزلك، في الصباح او المساء.. كل هذه أمور تساعدك أنت عزيزي الإنسان ولك كامل الحرية في ترتيبها وإتخاذ منها ما يناسب حالتك المزاجية، حتى مصدر إلهامك أنت من تصنعه لذاتك وليس احد اخر ولذلك كُن دائما على يقين بأنك قادر على فعل كل شيء في وقته وبأفضل صورة، جلٌ ما تحتاجه إيمانك بنفسك وقدراتك والقليل من النصائح والمهارات والإلهام.
